Para esvaziar a cabeça, é preciso um único sítio onde deitar tudo em poucos segundos, sem escolher lista nem data no momento em que a ideia passa, e depois algo que faça a arrumação. Com o XNeuronal, manténs o botão premido e dizes tudo de seguida: ele transforma isso em tarefas, lembretes e notas, avisa-te à hora certa ou quando chegas ao sítio certo, e devolve-te a lista quando a pedes.

A ideia que passa, e volta a ir-se

Vais a caminho da estação e pensas que tens de ligar para a oficina. No duche, o formulário da escola. Num semáforo, uma ideia de presente para o aniversário do Leo. Dez minutos depois não sobra nada, ou só a sensação de te teres esquecido de alguma coisa.

Não é falta de vontade. Uma ideia que chega na hora errada tem de ser apontada logo, senão vai-se embora. E guardá-la na cabeça «até logo» tem um preço: anda-se às voltas com o que não se pode esquecer, e sobra menos espaço para o resto. É boa parte daquilo a que se chama carga mental: usar a própria cabeça como lista de tarefas.

Quando a cabeça anda depressa, quando se pensa em voz alta e se salta de uma ideia para outra, isso nota-se ainda mais. Dez ideias numa hora, e nenhuma no momento em que se podia agir.

Esvaziar a cabeça: o que resulta, com qualquer ferramenta

O método tem um nome em inglês, o brain dump: tirar tudo da cabeça de uma vez, sem arrumar. Algumas regras tornam-no eficaz.

  • Um único sítio. Um caderno, uma nota, uma aplicação, tanto faz, mas só um. Três sítios são três sítios para rever, ou seja, nenhum.
  • Apontar em segundos. Se apontar obriga a abrir a lista certa, escolher uma data e uma prioridade, a ideia fica à espera do «logo». A boa ferramenta é a que se usa a andar.
  • Não arrumar enquanto se aponta. A arrumação faz-se depois, a frio. Fazer as duas coisas ao mesmo tempo é a maneira mais segura de não apontar nada.
  • Um momento para cada coisa. Uma tarefa sem momento continua a ser um pensamento às voltas. «Amanhã de manhã», «quando chegar a casa», «no sábado»: mesmo vago, um momento tira-a da cabeça.
  • Uma vista de olhos por dia. À noite, para despejar o que resta antes de dormir, ou de manhã, para saber por onde começar. Cinco minutos chegam.

Porque se abandonam tantas aplicações de lembretes

Muitas aplicações de tarefas são pensadas para quem gosta de arrumar: projetos, etiquetas, prioridades, sublistas. Isso é ótimo para organizar uma semana de trabalho. É demais quando uma ideia nos aparece na rua: abrir, escolher, escrever, e a ideia já se foi.

A segunda armadilha é mais discreta. As tarefas atrasadas acumulam-se a vermelho, o contador sobe e a aplicação passa a ser um sítio que se evita abrir. Uma lista que dá peso na consciência já não serve para nada.

O que dura é a ferramenta que menos pede no momento de apontar, e que volta a ti na altura certa em vez de esperar que sejas tu a voltar a ela.

O que faz o XNeuronal

O XNeuronal é uma aplicação que se lembra do que lhe dizes. Abre-la, manténs o botão premido, falas e largas. Também podes escrever, se preferires. Nada para escolher: nem lista, nem pasta, nem categoria.

À noite, por exemplo, podes despejar tudo de uma vez: «Amanhã às 9 ligar para a oficina por causa da inspeção do carro, comprar pilhas, a ideia para o Leo é um livro sobre vulcões, e quando chegar a casa assinar o formulário da escola.» O assistente arruma tudo sozinho: um lembrete, uma tarefa, uma nota, um lembrete por localização. Quando um único ditado deu origem a várias fichas, mostra-te um resumo de tudo o que guardou.

A partir daí, é ele que volta a ti:

  • À hora certa, ou no sítio certo. «Amanhã às 9» dá um lembrete com data. «Quando chegar a casa» dá um lembrete que toca quando chegas, sem te perguntar a que horas: é o caminho que o faz disparar. Da primeira vez, pede-te simplesmente a morada de casa.
  • Lido em voz alta, se quiseres. Um lembrete pode ser lido em voz alta quando chega, prático com as mãos ocupadas ou o telemóvel no bolso. Ajusta-se categoria a categoria.
  • Mesmo sem rede. Os lembretes já criados estão programados no próprio telemóvel: também tocam offline.
  • Sem duplicados quando te repetes. Se voltas a dizer uma ideia que já estava apontada, ele reforça a ficha existente em vez de criar outra. Útil quando já não sabes se o tinhas dito.
  • Encontrar sem a palavra exata. «Qual era a ideia para o Leo?» basta: a pesquisa vai pelo sentido, não pelo título. E «mostra-me as minhas tarefas» lista tudo o que ainda está por fazer.

O resumo da noite, sem sermões

Com uma conta, também podes receber um resumo da manhã e outro da noite, à hora que escolheres. À noite diz-te o que te espera amanhã e as tarefas que continuam em aberto; de manhã, o teu dia. Se não houver nada, também to diz.

Quando uma tarefa passou da data, ele diz-to simplesmente e sugere que sejas tu a arquivá-la. Nunca a fecha por ti. E quando lhe dizes «feito», a tarefa passa para os Concluídos, a lista de tudo o que terminaste ou arquivaste: nada se perde, e vês também o que conseguiste fazer, não só o que falta.

Duas coisas a saber antes de experimentar. Para lhe falares, tens de abrir a aplicação e ter ligação; os lembretes já criados tocam mesmo sem rede. E ele não decide por ti o que importa: guarda o que dizes e devolve-to no momento que escolheste.

Para ir mais longe

Se as ideias te surgem sobretudo a andar, o artigo sobre as notas de voz que se encontram depois explica como deixar de as perder. Para as coisas a fazer no sítio certo, o do lembrete no momento certo mostra como ligar um lembrete a um lugar em vez de a uma hora. E uma memória que não se repete conta como o XNeuronal evita duplicados quando dizes duas vezes a mesma coisa.

O pormenor das funções está nas páginas lembretes e agenda, lembretes por localização e memória neural.